Voici la Foire Aux Questions.

Elle présente de brèves aides à l’utilisation de la nouvelle application d’evoluflor

et de son espace de gestion (api.evoluflor.fr, sur un navigateur internet).

Cliquez chaque sujet pour développer son contenu.

version actuelle de l’application : 1.1.1 / 110 (28 avril 2021)

Comment se connecter à l'application evoluflor ?

L’application android est sur Google Play. Voici son adresse :  https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evoluflor.pos

Je m’assure d’utiliser Play avec le compte google souhaité.

J’installe l’application après avoir créé le compte evoluflor sur api.evoluflor.fr (où je renseigne l’entreprise, l’utilisateur, le point de vente et le type de licence)

Sur l’application, j’entre l’identifiant et le mot de passe utilisés à l’inscription.

Il me faut d’abord créer un compte sur api.evoluflor.fr.

En cas d’oubli du mot de passe (ou d’erreur de saisie), je peux demander une réinitialisation de ce dernier sur l’espace de gestion (je reçois un courriel à l’adresse indiquée et je recrée un nouveau mot de passe bien costaud en suivant le lien).

  • Je sélectionne l’utilisateur.
  • J’entre son code. Par défaut, c’est 1234 ; autrement, c’est un digicode à 6 ou 8 chiffres qui aurait été choisi lors de la création de l’utilisateur sur l’espace de gestion.

Car il y a un terminal par licence, une licence par terminal.

Donc soit j’ai besoin d’une licence supplémentaire, soit il n’y a plus de place dans les terminaux pour ma licence.

  • Je me connecte sur https://api.evoluflor.fr/
  • A gauche, je clique sur « Points de vente » > terminaux.
  • Je supprime 🗑 le ou les terminaux.
  • En me reconnectant sur l’application, j’accède alors à ma caisse et un nouveau terminal se créé sur l’espace de gestion.
  • Si j’ai plutôt besoin d’une licence supplémentaire, j’accède aux abonnements par le menu en haut à droite.

Premiers pas sur l'application

Elle est symbolisée par la maison , sur le bandeau du haut.

On y trouve les tâches pour différentes fonctionnalités ou différents accès.

Il présente, sous forme de pictogrammes

  • Maison ⌂ pour un accès à l’accueil
  • Flèche ⬅ pour un retour à la page précédente
  • la date et l’heure
  • Imprimante pour la référence et l’état de l’imprimante à tickets trouvée sur le réseau
  • Nuage ☁ pour l’état de synchronisation des données (si gris, appli fonctionne en cas de coupure mais ne transmet plus ; donc pas de clôture possible ni envoi vers les archives fiscales)
  • 🐞bestiole (=bug) pour nous envoyer un message en cas de panne ou pour une question (pour un merci, c’est mieux ICI)
  • Caisse pour déclencher une ouverture du tiroir
  • Utilisateur pour changer l’utilisateur actif
  • En démarrant une période dans CAISSE, l’application demande de vérifier le montant du fonds de caisse.
  • Je contrôle ce montant et je le modifie au besoin pour avoir de quoi rendre la monnaie en espèces (par « modifier le fonds de caisse », je me retrouve dans FINANCES où je fais une entrée du montant nécessaire).
  • Dans CAISSE, j’ouvre la caisse.

Des produits à mettre en vente

les produits sont rangés dans des catégories.

  • J’ouvre la tâche PRODUITS.
  • Je fais défiler la colonne de gauche pour trouver, tout en bas, “+ ajouter catégorie“.
  • je nomme une nouvelle catégorie et je la crée en validant par le bouton vert✔.
  • La catégorie est ajoutée, je peux y ajouter des produits.

Étape indispensable pour encaisser ! 

  • J’ouvre la tâche PRODUITS
  • Je sélectionne (ou je crée) la catégorie dans laquelle je veux trouver mon produit.
  • Je clique sur nouveau produit
  • Dans la zone bleue de la fenêtre qui s’ouvre à droite, je renseigne le nom, la description, la photo (si j’ai l’image parmi mes fichiers)
  • Dans la zone rouge de la fenêtre qui s’ouvre à droite, j’attribue un prix TTC au produit, il peut être fixe ou libre (☑case à cocher sous les taux de TVA)
  • Je coche le taux de TVA adéquat ☑. Pour m’aider, rendez-vous sur le site de la FFAF : TVA : taux réduit et taux normal des produits de l’horticulture – Fédération Française des Artisans Fleuristes (F.F.A.F.)
  • Enfin, je valide ce réglage du prix par OK.
  • Je valide par OK✓ sur le bandeau du bas pour confirmer la création ou la modification du produit.

Au moment d’une vente, le produit s’ajoute comme il a été réglé ; ne laissez pas un produit à 0€ !

  • Dans PRODUITS, je sélectionne, dans sa catégorie, le produit concerné. Une fenêtre apparait à droite.
  • Sur le volet de droite, la partie bleue avec le nom du produit me permet de changer son nom, son illustration ou la catégorie à laquelle il appartient.
  • Sur le volet de droite, la partie bleue avec le nom du produit me permet de changer son nom, son illustration ou la catégorie à laquelle il appartient.
  • Sur le volet de droite, la partie rouge avec le prix de vente du produit me permet d’adapter le prix ou corriger la taux de TVA.
  • Je valide par OK sur le bandeau du bas pour confirmer la création ou la modification du produit.

Je peux changer ou corriger le nom de la catégorie.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors  proposé. Je valide un nouveau nom par la touche verte ✔.

Je peux préférer changer la visibilité de cette catégorie dans la caisse (voir plus haut). Si je supprime la catégorie, j’ai bien sûr une alerte pour confirmer.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors  proposé. Je supprime définitivement la catégorie et ses produits par la touche rouge ✘.
  • Je valide.
  • J’ouvre la tâche PRODUITS
  • Je sélectionne, dans sa catégorie, le produit concerné.
  • Sur le bandeau vert qui apparait en bas, je clique alors sur “ 🗑supprimer “.
  • Attention : cette suppression est définitive.

La visibilité d’une catégorie dans la caisse peut être désactivée. Cela se prête particulièrement à des catégories utiles à un certain moment (St-Valentin, Noël, Muguet,…) et encombrantes le reste de l’année.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors proposé.
  • Je désactive la visibilité dans la caisse par l’œil. L’œil apparait gris pour indiquer l’absence de la catégorie.
  • J’active la visibilité dans la caisse par l’œil. L’œil apparait noir pour indiquer l’absence de la catégorie.

Je dois organiser les catégories afin de rapidement trouver les produits.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, je sélectionne de manière prolongée les deux traits pour déplacer le nom de la catégorie.
  • En haut de la colonne des catégories, je sélectionne la coche pour enregistrer les modifications.

Encaissement

  • J’ouvre la tâche CAISSE.

  • Je sélectionne, dans sa catégorie, le produit que le client achète.
  • Un produit à prix fixe s’ajoute à la note. Un produit à prix libre m’interroge sur son prix de vente.
  • En sélectionnant le produit sur la note, je peux
    • modifier la quantité
    • accorder une remise pour le produit
    • l’offrir
    • le supprimer de la note
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux ajouter un client. Je le recherche parmi mes clients ou je le crée rapidement (+nouveau client).
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux modifier le mode de vente. Par défaut c’est une vente directe ; j’appuie sur le mode de vente en rouge pour faire de cette vente une commande (livraison ou retrait) en renseignant les formulaires respectifs ou je la laisse en Vente directe.
  • Je clique ensuite sur Payer.
  • J’accède alors à la page de paiement. Je sélectionne à gauche si j’accorde une remise à la note totale (% ou €) et pour renseigner le règlement reçu en validant ensuite le montant (tout en espèces ? un acompte par CB et le reste à crédit ? une partie avec l’argent du compte fidélité ? tout à crédit ?)
  • Pour corriger le règlement ou la remise validée, je clique la croix associée à la ligne, sur la note affichée à droite.
  • Pour un calcul du rendu de monnaie, je peux choisir de valider le montant donné en espèces par le client.
  • Sous la validation du mode de règlement, je peux imprimer un ticket pour le client.
  • En cliquant Terminer, la vente est validée et je suis de nouveau devant les produits pour une nouvelle vente ! Elle se bascule dans les nouvelle vente !
  •  

La tâche TRANSMISSION FLORALE demeure en développement. Il est pourtant intéressant de saisir ces ventes sur la caisse (pour analyser leur proportion, par exemple ; pour gérer les livraison, aussi) : 

  • Je crée une catégorie TRANSMISSION.
  • Je crée un produit pour chaque chaine de transmission florale (123 Fleurs, l’Agitateur, Interflora, etc…)
  • Pour le prix de vente du nouveau produit, je sélectionne Non taxable (TVA=0%) et je coche prix libre.
  • je valide la création du produit par OK.

Ainsi, dans l’export des infos comptables (sur l’espace de gestion, dans comptabilité), vous saurez filtrer cette catégorie dans « historique des transactions » pour les sortir du chiffre d’affaires et considérer leur proportion parmi les ventes de votre boutique.

Pour aller plus loin, je peux aussi créer une catégorie ou un produit DIRECT FLEURISTE. De la même manière, je saurais analyser la part de ces ventes.

Par ailleurs, la tâche Transmission Florale vous permet d’accéder à vos commandes sur ces services par une redirection sur les sites internet de chaque chaine de transmission florale.

  • Au moment de la saisie de la vente, sur la note qui se crée à droite, je sélectionne le produit.
  • J’accède aux paramètres du produit pour cette vente, je peux
    • modifier la quantité
    • accorder une remise pour le produit
    • l’offrir
    • le supprimer de la note
  • Pour une remise en euros, je sélectionne Remise en € . Je lis la correspondance de cette remise en pourcentage et je clique OK pour constater le produit au prix barré, sur la note.
  • Pour une remise en pourcentage, je sélectionne Remise en %. Je lis la correspondance de cette remise en euros et je clique OK pour constater le produit au prix barré, sur la note.
  • Je saisis une vente et j’appuie Payer.
  • J’accède alors à la page de paiement et je sélectionne à gauche la remise accordée sur la note totale, en euro ou en pourcentage (je peux profiter là des raccourcis proposés).
  • Je renseigne et je valide le ou les règlements qui soldent la note.
  • Je valide la vente en cliquant Terminer.

si j’ai besoin de corriger, je clique la croix associée à la ligne, sur la note affichée à droite.

vous pouvez extourner une vente (pour corriger une erreur ou pour rembourser une vente annulée)

  • Je retrouve la ligne d’une vente dans NOTES NON CLÔTURÉES, CLIENTS ou HISTORIQUE.
  • Je la sélectionne. Un menu se déploie et je sélectionne Extourner.
  • J’indique par quel moyen je fais le remboursement (espèces, CB, chèque…) et, en commentaire, j’indique s’il s’agit d’une erreur, d’une annulation, d’une régularisation.
  • Je confirme le remboursement.
  • Alors, une nouvelle ligne de comptabilité est créée dans les notes à clôturer, en orange, avec un montant négatif (-) et le commentaire ; la vente extournée, elle, est identifiée comme telle et colorée en rouge.

J’ai besoin d’ajouter un client sur une vente terminée, d’ajouter le cache-pot que j’ai offert ou de changer le mode de règlement.

Avant la clôture d’une période, je peux corriger ou compléter en retrouvant la vente dans NOTES NON CLÔTURÉES ou dans Ventes du CLIENT. Je sélectionne la ligne, la note s’affiche à droite et me propose un retour en caisse.

Après la clôture, non, évidemment. Je peux en revanche extourner la vente (l’annuler) et, au besoin, la recréer.

La commande est une vente pour laquelle on vient changer le mode de vente.

  • Je crée une nouvelle vente dans CAISSE.
  • Je sélectionne un ou plusieurs produits (j’attribue un prix aux produits à prix libre).
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux modifier le mode de vente. Par défaut c’est une vente directe ; j’appuie sur le mode de vente en rouge pour faire de cette vente une commande (livraison ou retrait).
  • Je sélectionne un formulaire de commande ( deuil, mariage, retrait boutique ou autre livraison).
  • Je le complète et renseigne les détails essentiels à la bonne remise de la commande (date, lieu, noms à contacter,…)
  • Je peux dans ce même encadré “ajouter un client” (c’est très utile car l’historique de ventes s’associe à chaque client).
  • Je clique ensuite sur Payer et j’accède à l’enregistrement du règlement de la commande.

J’ai saisi une commande

  • Je vais dans la tâche COMMANDES où je retrouve les livraisons et commandes à retirer. Selon son état d’avancement, la commande est à fabriquer, à livrer/retirer ou à facturer.
  • Pour organiser l’affichage
    • En haut, je peux gérer l’affichage par un filtre de Date (pour ne voir que les commande du samedi à venir, par exemple) et par un filtre d’état de la commande.
    • pour chaque colonne de la liste présentant les petits triangles, je peux trier par ordre croissant ou décroissant.
  • Je sélectionne une ligne de vente, un menu se déploie et le volet de droite me rappelle le détail de la commande.
  • Je peux indiquer que la commande est en cours de fabrication ou valider qu’elle est fabriquée.
  • validée fabriquée, une notification indique que la commande est basculée dans Livraison/retrait.
  • Dans Livraison/retrait, je valide quand la commande est retirée ou livrée.
  • à chaque étape, un système de pictogrammes et de couleurs identifie le statut ou l’état de la commande.
  • à tout moment, je peux modifier la commande (ajouter des produits, le client,…) sauf si une facture a déjà été générée, ce qui peut être fait à tout moment.
  • J’ai un accès rapide à l’annulation de commande.
  • Par l’imprimante à tickets, je peux imprimer la fiche de fabrication de la commande, générer et imprimer la facture au format ticket ou rééditer le ticket.
  • Quand la commande est terminée (remise et payée), pour qu’elle passe en clôture, je dois générer les factures qui n’auraient pas été générées.

Clôture et remises en banque​

  • Je clique sur l’onglet “clôture” 
  • En haut de la page un récapitulatif de la journée est indiqué :  le chiffre d’affaires de la période et le fonds de caisse à l’ouverture.
  • En dessous, je contrôle les totaux de l’ensemble des modes de paiements pour les valider.
  • Je saisis chaque ligne, même si mon total est à 0 je dois entrer 0 dans la case réelle.
    En cas d’écart, le montant apparaît en rouge pour signaler l’erreur, il faut alors chercher d’où vient l’erreur. (avant la clôture, je peux trouver mes ventes pour corriger un mode de règlement mal enregistré, par exemple).
  • Je sélectionne « Clôturer la caisse » et je valide. Attention on ne peut pas revenir sur les ventes passées en clôture (je pourrais néanmoins annuler par l’extourne).
  • Je clique sur imprimer pour imprimer directement le ticket de clôture par l’imprimante à tickets.
  • Dans FINANCES, je retrouve les périodes passées. Je peux y rééditer le ticket ou simplement visualiser les entrées pour chaque mode de règlement.

Au rythme souhaité, il faudra procéder aux Remises en banque dans FINANCES. Pour les espèces et pour les chèques dont les montants se cumulent considérant qu’ils sont toujours dans le tiroir-caisse.

  • Je vais dans l’onglet FINANCES > Remise en banque
  • Je clique en haut à droite sur Remise en banque
  • J’indique si la remise concerne les espèces ou les chèques
  • Je rentre le montant réel que je veux sortir de la caisse (soit en chèque, soit en espèces)
  • Je clique sur valider
  • Remarque : je dois faire une remise en banque si je tiens à garder un montant fixe pour le fonds de caisse.

Clients

Je peux rapidement créer un nouveau client qui s’ajoutera à ma base. Ajouter le client permet de compléter son historique (et pouvoir le renseigner sur son achat quand il revient 3 mois plus tard), de lui faire bénéficier d’un gain s’il souscrit au système de fidélité, de laisser la vente à crédit pour un règlement ultérieur.

Dans CAISSE (ajouter un client), au moment d’une vente. Ou dans CLIENTS.

  • Je sélectionne le bouton vert +nouveau client
  • J’indique si le client est un particulier ou un professionnel 🏢
  • Je peux détailler la fiche d’identité ou n’y mettre que les champs obligatoires.
  • Je peux lui faire souscrire au programme de fidélité.
  • je valide la création ou la mise à jour.

Dans CLIENTS, la colonnes Ventes est l’historique d’achats pour le client sélectionné à droite.

Je peux rappeler au client ce qu’il a pris par le passé. Rééditer le ticket ou la facture.

Je peux mettre en règlement une vente laissée à crédit.

Sur l’espace de gestion, « Clients » présente les clients qui ont des ventes à solder. C’est à dire que des ventes auraient été laissées à crédit (avec ou sans acompte), sur l’application.
S’il m’arrive de laisser des ventes à crédit (pour les pros qui ne paient pas tout de suite, par exemple), je peux donc pointer les ventes qui restent à solder et je peux sortir le relevé de compte du client.
L’icône en enveloppe permet l’envoi par e-mail à l’e-adresse de la fiche client (ou une autre).
L’imprimante permet de visualiser/imprimer/télécharger le .pdf du relevé de compte d’un client et les notes ou factures associées.
 
Quand vient le règlement, je retourne sur la vente dans l’application (par CLIENTS, par exemple) pour enregistrer le mode de règlement qui solde la vente.

Fidélité

Je peux choisir de profiter du système proposé par l’application.  Je peux choisir quel client en profite.

  • Je me connecte sur api.evoluflor.fr.
  • Je vais dans ventes > fidélité.
  • Je sélectionne mon point de vente.
  • Je clique sur créer
  • Je peux ici définir ma règle de fidélité par exemple pour 30€ dépensés = 0.30€ collecté (le . est le séparateur !). Une règle qui encourage la dépense pour un système qui encourage de nouvelles visites.
  • De retour sur l’application, j’active la fidélité sur la fiche du client. Il bénéficie d’un gain € selon ma règle de fidélité et cumule des euros qu’il pourra utiliser comme moyen de paiement sur une prochaine vente. (l’acquisition du gain se constate sur la fiche du client après clôture)

Si le client souscrit au programme de fidélité, j’active donc cela sur sa fiche client (dans CLIENTS ou, au moment de la vente, en appuyant sur le nom du client ajouté).

Au moment du paiement de son achat, je choisis le mode de paiement fidélité pour qu’il dépense une partie ou la totalité de ses euros acquis par les achats précédents. Cela vient solder une partie de la note, dont le reste est réglé par n’importe quel autre mode de règlement enregistré.

Sur l’espace de gestion, dans comptabilité, j’ai la possibilité d’exporter les données de mes ventes (tous les mouvements enregistrés), selon la période demandée.

  • Je définis la période attendue : le mois en cours, l’année en cours ou une période personnalisée pour voir uniquement la journée d’aujourd’hui
  • Si j’ai plusieurs points de vente ou plusieurs applications, je dois définir aussi l’entreprise et le terminal.
  • En cliquant TÉLÉCHARGER LE FICHIER EXCEL, je demande l’export du fichier au format .xlsx.
  • Je clique ouvrir ou je le récupère dans le dossier des Téléchargements.
  • Sur Microsoft Excel, Google Sheets ou OpenOffice-Calc, je retrouve mes mouvements et calculs comptables répartis en 6 feuilles.

Pour approfondir l’analyse, je peux activer des filtres, faire des recherches, créer des graphiques,…

Sur le terminal, l’application Excel de Microsoft sait ouvrir le document. Toutefois, vous aurez besoin de connecter un compte microsoft pour accéder à certaines fonctionnalités.

L’application Sheets de Google permet aussi de lire votre tableau exporté.

Le document téléchargé s’ouvre depuis Sheets (ou à partir de votre dossier des téléchargements).

  • Sur Sheets, par le symbole de dossier, je demande « Ouvrir à partir du stockage interne ».
  • Par les trois traits horizontaux du menu ☰ en haut à gauche, je peux accéder aux documents téléchargés.
  • Je sélectionne mon document pour lancer son ouverture et retrouver mes mouvements et calculs comptables répartis en 6 feuilles.

Pour faciliter l’analyse, vous pouvez activer des filtres pour choisir ce que vous souhaitez lire.

  • Je sélectionne, en bas, la feuille à étudier (historique des transactions, par exemple)
  • Je sélectionne une cellule,
  • J’ouvre le menu proposé par les trois points verticaux , en haut à droite
  • Je sélectionne « créer un filtre ». (Sur Microsoft Excel, la fonction filtre s’active par le symbole entonnoir )
  • Alors, une colonne filtrable affiche trois traits formant un triangle Filtre .
  • Je clique ce symbole (sur la colonne ou en bas à droite).
  • C’est là que j’indique ce que je veux voir ou ce que je veux exclure. Ex : dans l’historique des transactions, je peux décider de ne voir que la date du 09/04/2021 en triant la colonne A, pour la catégorie PLANTES en triant la colonne E.
  • Une colonne filtrée affiche le symbole entonnoir.
  • Une sélection multiple de plusieurs cellules donne à voir, en bas, un calcul de la somme des valeurs sélectionnées et leur moyenne. Je peux donc savoir ce que représente une addition en colonne J. (Attention, puisque c’est filtré, la remise appliquée à la note ne minore pas le prix du produit.)

Le mot de passe nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être modifié (pour le renouveler, pour le corriger) sur la page des réglages, accessible par le menu en haut à droite.

Dans “changer le mot de passe”, j’indique le nouveau mot de passe. Je le confirme pour assurer la saisie et sa casse. Je mets à jour en saisissant le mot de passe actuel.

Un message confirme le succès de la mise à jour. Je peux me déconnecter par le menu en haut à droite afin de vérifier le changement par une nouvelle connexion.

En cas d’oubli du mot de passe (ou d’erreur de saisie), le mot de passe nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être réinitialisé.

Sur la page de connexion, je clique “mot de passe oublié ?”.

Je reçois un courriel à l’adresse indiquée et je recrée un nouveau mot de passe bien costaud en suivant le lien.

L’identifiant nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être remplacé sur la page des réglages, accessible par le menu en haut à droite.

Dans “changer l’e-mail”, j’indique une autre adresse électronique et j’ajoute le mot de passe avant de cliquer sur “CHANGER L’EMAIL”. Un lien de confirmation est envoyé sur la nouvelle adresse renseignée. Dans ma boîte de messagerie, je trouve l’e-mail et je clique sur ce lien de confirmation par le bouton “Changer l’e-mail”. Un message confirme que “l’email a bien été modifié”.

Je me reconnecterai avec le nouvel identifiant.