Voici un petit guide d’utilisation qui vous permettra de prendre en main la nouvelle version d’evoluflor.

Premier pas sur le logiciel

Après avoir téléchargé l’application, j’ouvre evoluflor, un digicode est alors demandé, j’entre le code 1234. Par la suite, je dois créer mes produits pour pouvoir encaisser !

Pour créer ma nouvelle catégorie :

  • Je vais dans l’onglet produits
  • Je fais défiler la colonne de gauche (colonne bleue) jusqu’en bas
  • Je clique sur “+ ajouter catégorie”.
  • Je vais dans l’onglet produits.
  • Dans la zone bleu à gauche de l’écran, j’ai un petit icône crayon. Je clique dessus.
  • Je peux ici changer le nom de l’ensemble des catégories crées.
  • Je clique sur le crayon dans la zone bleue du côté gauche.
  • Je clique sur le crayon en face de la catégorie concernée.
  • J’accède à la modification du nom et je peux supprimer la catégorie.
  • Je valide.
  • Attention : toute suppression est définitive, si je supprime une catégorie, je supprime les produits qui sont intégrés à celle-ci.

Etape indispensable pour encaisser ! 

  • Je clique sur le produit concerné, un encadré apparait à droite de la tablette
  • Je touche sur le nom du produit. S’affiche alors la fenêtre de modification où il est possible de changer le prix mais aussi le nom, le description et la catégorie.
  • Je clique sur ok pour enregistrer ma modification.
  • Je clique sur le produit concerné 
  • S’affiche en bas de l’écran un bandeau vert
  • Je clique alors sur ” 🗑supprimer “.
  • Attention : toute suppression est définitive.
  • Je vais sur mon espace de gestion https://api.evoluflor.fr/ (sur un navigateur internet).
  • Je m’y connecte.
  • A gauche, je clique sur « Points de vente » > terminaux.
  • Je supprime 🗑 le ou les terminaux.
  • En me reconnectant sur l’application, j’accède alors à ma caisse et un nouveau terminal se créé sur l’espace de gestion.

Ouverture de la caisse

L’application me demande de vérifier le montant du fonds de caisse :

  • Je clique sur « modifier le fonds de caisse » pour avoir de quoi rendre la monnaie en espèces.
  • Je suis redirigé(e) directement dans  l’onglet FINANCES où je fais une entrée du montant nécessaire.
  • Je retourne ensuite dans l’onglet caisse.

Je contrôle ce montant avant d’ouvrir la caisse.

  • Je me connecte à https://api.evoluflor.fr/users/login
  • Je clique sur “mot de passe oublié”.
  • J’entre mon adresse mail.
  • Je clique ensuite sur “envoyer des instructions pour réinitaliser le mot de passe”.
  • Je reçois alors un lien sur ma boite mail pour créer un nouveau mot de passe.

Encaissement

  • Je vais dans l’onglet caisse.
  • Je sélectionne le produit que le client souhaite acheter.
  • Si le produit à un prix libre, j’entre le prix de vente ( ici je peux aussi faire une remise sur le prix du produit si cela est nécessaire).
  • Je vérifie dans l’encadré à droite que je suis bien en vente directe.
  • Je peux dans ce même encadré “ajouter un client”. Si j’ai déjà enregistré le client, il me suffit de le séléctionner sinon, je peux l’ajouter en cliquant sur ” + nouveau client”(c’est très utile car l’historique de ventes s’associe à chaque client, je peux alors conseiller le client au mieux à sa prochaine visite).
  • Je clique ensuite sur Payer.
  • Si je souhaite faire une remise sur la note c’est possible, en cliquant en bas à gauche sur “remise sur la note”.
  • Je clique sur le mode de réglement souhaité par le client puis sur valider.
  • Si je dois rendre la monnaie, je clique sur “j’ai rendu la monnaie”.
  • Pour finir, je peux imprimer le ticket de caisse si le client me le demande sinon je clique sur “retour caisse”.

Cette option demeure en développement. De ce fait, pour pouvoir encaisser ce type de vente : 

  • Je créé(e) une catégorie Transmissions
  • Je créé(e) un produit pour chaque transmission avec lequel je travaille (123 Fleurs, l’Agitateur, Interflora, etc)
  • Pour ces produits j’indique la TVA à 0%. Ainsi, dans l’export des infos comptables (à partir de l’espace de gestion https://api.evoluflor.fr/, dans comptabilité), vous saurez filtrer cette catégorie dans « historique des transactions » pour les sortir du chiffre d’affaires.

Par ailleurs, la tâche Transmission Florale vous permet d’accéder à vos commandes sur ces services par une redirection sur les sites internet de chaque chaîne de transmission florale.

  • Je vais dans l’onglet caisse.
  • Je sélectionne le produit que le client souhaite acheter.
  • Si le produit a un prix libre, je peux directement faire une remise en € ou en %.
  • Si le produit a un prix fixe,  je dois aller sur la note et cliquer sur le produit.
  • J’entre alors dans sa fiche où je peux faire une remise en € ou en %.
  • Je clique ensuite sur Payer pour encaisser la vente.
  • Je vais dans l’onglet caisse.
  • Je sélectionne le ou les produits que le client souhaite acheter.
  • Je clique sur Payer.
  • En bas à gauche, j’ai la mention “remise sur la note”.
  • Je clique dessus je peux maintenant faire une remise en € ou en % sur toute la note.
  • Je clique sur l’onglet historique.
  • Je vais en face de la ligne concernée.
  • À droite, j’ai le logo € avec une flèche, je clique dessus. 
  • On me demande si je suis sur de vouloir rembouser cette vente, je clique sur rembourser.
  • Je clique ensuite sur “j’ai rendu la monnaie”.

Clients

J’ai deux possibilités soit :

  • Je vais dans l’onglet caisse.
  • Je clique sur “+ nouveau client” en bas à droite.
  • J’ai le choix entre 🙎🏼‍♂️ ( personne physique) ou 🌃  (personne morale).
  • Je renseigne les élements nécessaires.
  • Je clique sur créer.

Soit :

  • Je vais dans l’onglet client.
  • Je clique sur “+ nouveau client”.
  • J’ai le choix entre 🙎🏼‍♂️ ( personne physique) ou 🌃  (personne morale).
  • Je renseigne les élements nécessaires.
  • Je clique sur créer.

Je dois renseigner obligatoirement :

  • Pour une personne physique : nom, prénom et numéro de téléphone mobile.
  • Pour une personne morale : nom, prénom, nom de la société et numéro de téléphone mobile.

Fidélité

  • Je vais sur https://api.evoluflor.fr.
  • Je me connecte avec mon adresse mail et mon mot de passe.
  • Je vais dans vente > fidélité.
  • Je sélectionne mon point de vente.
  • Je clique sur créer
  • Je peux ici définir ma régle de fidélité par exemple pour 10€ dépensés = 0,10€ collecté.
  • Ensuite quand je créé mon client, je peux activer la fidélité pour que le client cumule des euros, pour ensuite utiliser la cagnotte comme moyen de paiement.

Si le client est dans mon programme de fidélité je peux choisir le mode de paiement fidélité pour qu’il puisse payer avec les euros collectés.

Il est possible d’utiliser tout ou partie des euros cumulés. Par défaut, le montant le plus élévé possible est affiché. Je peux complèter la somme avec un autre moyen de paiement si la cagnotte ne suffit pas.

Commande

  • Je clique sur l’onglet Caisse.
  • Je sélectionne un ou plusieurs produits (j’attribue un prix aux produits libre).
  • Dans l’encadré à droite, je clique sur l’onglet “vente directe” pour séléctionner le type de commande ( deuil, mariage, retrait boutique…).
  • Selon la commande, le logiciel me demande de nombreux détails pour assurer le suivi de la commande.
  • Je peux dans ce même encadré “ajouter un client” (c’est très utile car l’historique de ventes s’associe à chaque client).
  • Je clique ensuite sur Payer.
  • Si je souhaite faire une remise sur la note c’est possible, en cliquant en bas à gauche sur “remise sur la note”.

Je clique sur le mode de réglement souhaité par le client puis sur valider.

Lorsque j’ai saisi ma commande :

  • Je vais dans l’onglet “liste commandes”
  • S’affiche alors toutes les commandes que j’ai à traiter.
  • Je clique dessus.
  • Apparaît alors le détail de la commande sur la droite de mon écran.
  • Pour fermer la note, je clique sur la flèche blanche en bas à droite.
  • Quand j’ai fini la fabrication, je change le statut de la commande.
  • Je peux également laisser un commentaire pour facilité la livraison par exemple.

Clôturer et remise en banque

  • Je clique sur l’onglet “clôture” 
  • En haut de la page un récapitulatif de la journée est indiqué :  le chiffre d’affaires fonds de caisse.
  • En dessous, je contrôle les totaux de l’ensemble des modes de paiements pour les valider.
  • Je saisis chaque ligne, même si mon total est à 0 je dois entrer 0 dans la case réelle.
    En cas d’écart, le montant apparaît en rouge pour signaler l’erreur, il faut alors chercher d’où vient l’erreur.
  • Je sélectionne « Clôturer la caisse » et je valide. Attention on ne peut pas revenir sur les ventes ! 
  • Je clique sur imprimer pour imprimer directement le ticket de clôture.
    Je retrouve également ce ticket dans l’onglet FINANCES en phase de chaque clôture lorsque je clique sur l’imprimante bleue ou dans mon ESPACE DE GESTION (api.evoluflor.fr).
  • Je vais dans l’onglet FINANCES > Remise en banque
  • Je clique en haut à droite sur Remise en banque
  • Je rentre le montant réel que je veux sortir de la caisse (soit en chèque, soit en espèces)
  • Je clique sur valider
  • Remarque : je dois faire une remise en banque si je tiens à garder un montant fixe pour le fond de caisse.

Espace de gestion

  • Je vais sur https://api.evoluflor.fr.
  • Je me connecte avec mon adresse mail et mon mot de passe.
  • Je vais dans comptabilité > Exporter.
  • Dans période, je peux sélectionner la période que je souhaite exporter.
  • Sur terminaux, je sélectionne le terminal.
  • Puis je clique sur télécharger le fichier excel.