FAQ V2 

Voici la Foire Aux Questions.

Elle présente de brèves aides à l’utilisation de la nouvelle application CHOOPS et de son espace de gestion (gestion.evoluflor.fr, sur un navigateur internet).

Cliquez chaque sujet pour développer son contenu.

Profitez désormais d’un GUIDE CHOOPS (←suivre le lien).

Des aides pour l’utilisation de l’application, de l’espace de gestion et pour l’analyse.

 

version actuelle de l’application : 1.6.32 / 185 (19/07/2022)

Comment se connecter à l’application CHOOPS ?

J'installe ou je mets à jour l'application

 

logo de l’application

J’installe l’application après avoir créé le compte evoluflor sur evoluflor.fr (où je renseigne l’entreprise, l’utilisateur, le point de vente et le type de licence). Je lis le numéro de version en bas à droite, sur la page d’accueil de l’application.

L’application Android est à cette adresse, sur Google Play : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evoluflor.pos 

 Je m’assure d’utiliser Play avec le compte google souhaité (plus facilement l’adresse électronique utilisée comme identifiant pour Evoluflor).

☝ !Avec la caisse tactile du Pack Confort, il est nécessaire de gérer l’application via APP STORE, qui ressemble à un petit sac orange :  

 

Je viens d'installer l'application

Il me faut d’abord créer un compte sur evoluflor.fr.

Sur l’application, j’entre l’identifiant et le mot de passe utilisés à l’inscription. Je démarre sur un nouveau terminal.

En cas d’oubli du mot de passe (ou d’erreur de saisie), je peux demander une réinitialisation de ce dernier sur l’espace de gestion (je reçois un courriel à l’adresse indiquée et je recrée un nouveau mot de passe bien costaud en suivant le lien).

À chaque ouverture de l'application
  • Je sélectionne l’utilisateur.
  • J’entre son code. Un digicode à 6 ou 8 chiffres qui aurait été choisi lors de la création de l’utilisateur et qui peut être redéfini sur l’espace de gestion.
"Aucune licence restante, veuillez contacter votre administrateur !" Pourquoi ? Que faire ?

Car il y a un terminal par licence, une licence par terminal.

Donc soit j’ai besoin d’une licence supplémentaire, soit il n’y a plus de place dans les terminaux pour ma licence.

  • Je me connecte sur https://gestion.evoluflor.fr/
  • À gauche, je clique sur Points de vente, puis Terminaux.
  • Je supprime ???? le terminal (ou les terminaux).
  • En me reconnectant sur l’application, j’accède alors à ma caisse et un nouveau terminal se crée sur l’espace de gestion.
  • Si j’ai plutôt besoin d’une licence supplémentaire, j’accède aux abonnements par le menu en haut à droite.

Premiers pas sur l’application

La page d'accueil

Elle est symbolisée par la petite maison , sur le bandeau du haut.

On y trouve les tâches pour différentes fonctionnalités ou différents accès.

Le bandeau bleu-foncé, en haut

Il présente, sous forme de pictogrammes

  • Maison ⌂ pour un accès à l’accueil
  • Flèche ⬅ pour un retour à la page précédente
  • la date et l’heure
  • Imprimante pour la référence et l’état de l’imprimante à tickets trouvée sur le réseau
  • Nuage ☁ pour l’état de synchronisation des données (si gris ou orange, en cas de coupure, l’appli fonctionne mais ne transmet plus ; donc pas de clôture possible ni d’envoi vers les archives fiscales)
  • ????bestiole (=bug !) pour nous envoyer un message en cas de panne ou pour une question (pour un merci, c’est mieux ici)
  • Caisse pour déclencher une ouverture du tiroir
  • Utilisateur pour changer l’utilisateur actif
Pourquoi "ouvrir la caisse" ?
  • En démarrant une période dans CAISSE, l’application demande de vérifier le montant du fonds de caisse.
  • Je contrôle ce montant et je le modifie au besoin pour avoir de quoi rendre la monnaie en espèces (par « modifier le fonds de caisse », je me retrouve dans FINANCES où je fais une entrée du montant nécessaire,
  • sinon une remise en banque des espèces qui se seraient cumulées au fonds de caisse précédent).
  • Dans CAISSE, j’ouvre la caisse.

Mes produits à mettre en vente

Comment créer une nouvelle catégorie ?

Les produits sont rangés dans des catégories.

  • J’ouvre la tâche PRODUITS.
  • Je fais défiler la colonne de gauche pour trouver, tout en bas, “+ ajouter catégorie“.
  • je nomme une nouvelle catégorie et je la crée en validant par le bouton vert✔.
  • La catégorie est ajoutée, je peux y ajouter des produits.

Les catégories crées peuvent l’être avec un emoji (ou émoticône) en plus du nom, afin de les identifier par couleur.

 

Comment créer un produit ?

Étape indispensable pour encaisser !

  • J’ouvre la tâche PRODUITS
  • Je sélectionne (ou je crée) la catégorie dans laquelle je veux trouver mon produit.
  • Je clique sur +Nouveau produit
  • Dans la zone bleue de la fenêtre qui s’ouvre à droite, je renseigne le nom, la description, la photo (si j’ai l’image parmi mes fichiers)
  • Dans la zone rouge de la fenêtre qui s’ouvre à droite, j’attribue un prix TTC au produit, il peut être fixe ou libre (☑case à cocher, au dessus du clavier numérique)
  • Je coche le taux de TVA adéquat ☑. Pour m’aider, rendez-vous sur le site de la FFAF : TVA : taux réduit et taux normal des produits de l’horticulture – Fédération Française des Artisans Fleuristes (F.F.A.F.)
  • Enfin, je valide ce réglage du prix par Terminerpour confirmer la création ou la modification du produit.
J'ai fait une erreur sur le prix de mon produit, comment faire ?

Au moment d’une vente, le produit s’ajoute comme il a été réglé ; ne laissez pas un produit à 0€ !

  • Dans PRODUITS, je sélectionne, dans sa catégorie, le produit concerné. Une fenêtre apparait à droite.
  • Sur le volet de droite, la partie bleue avec le nom du produit me permet de changer son nom, son illustration ou la catégorie à laquelle il appartient.
  • Sur le volet de droite, la partie rouge avec le prix de vente du produit me permet d’adapter le prix ou corriger la taux de TVA.
  • Je valide par OK sur le bandeau du bas pour confirmer la modification du produit (ou Terminer sur la définition du prix de vente).
Je veux modifier le nom de ma catégorie, comment faire ?

Je peux changer ou corriger le nom de la catégorie.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors  proposé. Je valide un nouveau nom par la touche verte ✔.
Je veux supprimer une catégorie, comment faire ?

Je peux préférer changer la visibilité de cette catégorie dans la caisse (voir plus bas). Si je supprime la catégorie, j’ai bien sûr une alerte pour confirmer.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors proposé. Je supprime définitivement la catégorie et ses produits par la touche rouge ✘ ou je la masque en grisant l’œil 👁.
  • Je valide✔.
Je veux supprimer un produit, comment faire ?
  • J’ouvre la tâche PRODUITS
  • Je sélectionne, dans sa catégorie, le produit concerné.
  • Sur le bandeau vert qui apparait en bas, je clique alors sur “ ????supprimer “ et je réponds à la demande de confirmation.
  • Attention : cette suppression est définitive.
Une catégorie n'est plus dans "Caisse" ?!

La visibilité d’une catégorie dans la caisse peut être désactivée. Cela se prête particulièrement à des catégories utiles à un certain moment (St-Valentin, Noël, Muguet,…) et encombrantes le reste de l’année.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, un crayon est alors proposé.
  • Je désactive la visibilité dans la caisse par l’œil. L’œil apparait gris pour indiquer l’absence de la catégorie.
  • J’active la visibilité dans la caisse par l’œil. L’œil apparait noir pour indiquer la présence de la catégorie.

Astuce : on raconte que des utilisateurs ont créé une catégorie HORS STOCK masquée afin d’y déposer les produits qui seraient en rupture dans leur catégorie habituelle.

 

Comment changer l'ordre des catégories ?

Je dois organiser les catégories afin de rapidement trouver les produits.

  • Dans la tâche PRODUITS.
  • J’accède aux modifications des catégories par le crayon en haut de leur colonne, à gauche.
  • Pour chaque catégorie, je sélectionne de manière prolongée les deux traits pour déplacer le nom de la catégorie.
  • En haut de la colonne des catégories, je sélectionne la coche✔ pour enregistrer les modifications.
Et pour mettre une illustration sur un produit ?

Je peux facilement ajouter une image à un produit et c’est visuellement très pratique ! Il suffit de dire, sur la fiche du produit, dans PRODUITS où est le fichier qui illustrerait le produit.

  • Si je travaille avec la tablette, je profite de l’appareil photo intégré pour prendre ma boutique en photo ou je récupère des images sur internet.
  • Si j’ai la caisse tactile du pack Confort, c’est tout aussi simple. Je peux aussi télécharger des images trouvées sur internet avec le navigateur internet du terminal. Ou je mets les images sur une clé USB branchée à la machine. Ou je fais des photos de la boutique avec mon smartphone et je profite d’un système de partage (le compte Google a 15Go de stockage, Google DRIVE peut-être installé sur le smartphone et la Caisse pour passer des fichiers de l’un à l’autre).

Dans PRODUITS, où je peux créer/modifier/supprimer un produit, je sélectionne un produit, un volet s’ouvre à droite. Je sélectionne la partie haute de ce volet, en bleu et j’appuie sur « ajouter une photo« . L’application me présente mes fichiers multimédia. Je choisis alors le dossier qui contient les images et je sélectionne l’image. Après un petit chargement, je peux valider en cliquant OK

Des ventes ! Des ventes !

Je crée une vente
  • J’ouvre la tâche CAISSE

  • Je sélectionne, dans sa catégorie, le produit que le client achète.

  • Un produit à prix fixe s’ajoute à la note. Un produit à prix libre m’interroge sur son prix de vente.
  • En sélectionnant le produit sur la note, je peux
    • modifier la quantité
    • accorder une remise pour le produit
    • l’offrir
    • le supprimer de la note
    • ajouter un détail apportant une précision pour le client ou le préparateur de commandes (la note interne n’apparait que sur la Fiche de Fabrication)
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux ajouter un client. Je le recherche parmi mes clients ou je le crée rapidement (+nouveau client).
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux modifier le mode de vente. Par défaut c’est une vente directe ; j’appuie sur le mode de vente en rouge pour faire de cette vente une commande (livraison ou retrait) en renseignant les formulaires respectifs ou je la laisse en Vente directe.
  • Je clique ensuite sur Payer.
  • J’accède alors à la page de paiement. Je sélectionne à gauche le mode de règlement reçu en validant ensuite le montant (tout en espèces ? un acompte par CB et le reste à crédit ? une partie avec l’argent du compte fidélité ? tout à crédit ?)
  • Pour corriger le règlement ou la remise validée, je clique la croix associée à la ligne, sur la note affichée à droite.
  • Pour un calcul du rendu de monnaie, je peux choisir de valider le montant donné en espèces par le client.
  • Sous la validation du mode de règlement, je peux imprimer un ticket (une facture, aussi, si le client est identifié) pour le client.
  • En cliquant Terminer, la vente est validée et je suis de nouveau devant les produits pour une nouvelle vente !
Comment encaisser une chaine de transmission florale ?

La tâche TRANSMISSION FLORALE demeure en développement. Il est pourtant intéressant de saisir ces ventes sur la caisse (pour analyser leur proportion, par exemple ; pour gérer les livraisons, aussi) : 

  • Je crée une catégorie TRANSMISSION.
  • Je crée un produit pour chaque chaine de transmission florale (123 Fleurs, l’Agitateur, Interflora, etc…)
  • Pour le prix de vente du produit, je sélectionne Non taxable (TVA=0%) et je coche prix libre.
  • je valide la création du produit par OK.

Ainsi, dans l’export des infos comptables (sur l’espace de gestion, dans comptabilité), vous saurez filtrer cette catégorie dans « historique des transactions » pour les sortir du chiffre d’affaires et considérer leur proportion parmi les ventes de votre boutique.

Pour aller plus loin, je peux aussi créer une catégorie ou un produit DIRECT FLEURISTE. De la même manière, je saurais analyser la part de ces ventes.

Par ailleurs, la tâche Transmission Florale vous permet d’accéder à vos commandes sur ces services par une redirection sur les sites internet de chaque chaine de transmission florale. La plupart ont des applications sur Google Play.

Comment faire une remise sur un produit ?
  • Au moment de la saisie de la vente, sur la note qui se crée à droite, je sélectionne le produit.
  • J’accède aux paramètres du produit pour cette vente, je peux
    • modifier la quantité
    • accorder une remise pour le produit
    • l’offrir
    • le supprimer de la note
    • ajouter un détail apportant une précision pour le client ou le préparateur de commandes
  • Pour une remise en pourcentage, je sélectionne Remise en %. Je la définis et je la valide. Une ligne verte s’ajoute. Terminer me montre le nouveau prix sur la note (et l’ancien, barré).
  • Pour une remise en pourcentage, je sélectionne Remise en €. Je la définis et je la valide. Une ligne verte s’ajoute. Terminer me montre le nouveau prix sur la note (et l’ancien, barré).
Comment faire une remise sur la note totale ?
  • Je saisis une vente et j’appuie Payer.
  • J’accède alors à la page de paiement et je sélectionne à gauche la remise accordée sur la note totale, en € ou en %.
  • Je définis cette remise (je peux profiter là des raccourcis proposés) et je la valide.
  • Je renseigne et je valide le ou les règlements qui soldent la note.
  • Je valide la vente en cliquant Terminer.

si j’ai besoin de corriger, je clique la croix associée à la ligne, sur la note affichée à droite.

Besoin d'annuler une vente

Vous pouvez extourner une vente (pour corriger une erreur ou pour rembourser une vente annulée)

  • Je retrouve la ligne d’une vente dans NOTES NON CLÔTURÉES, CLIENTS ou HISTORIQUE.
  • Je la sélectionne. Un menu se déploie et je sélectionne Extourner.
  • J’indique par quel moyen je fais le remboursement (espèces, CB, chèque…) et, en commentaire, j’indique s’il s’agit d’une erreur, d’une annulation, d’une régularisation.
  • Je confirme le remboursement.
  • Alors, une nouvelle ligne de comptabilité est créée dans les notes à clôturer, en orange, avec un montant négatif (-) et le commentaire ; la vente extournée, elle, est identifiée comme telle et colorée en rouge.
Pour corriger ou compléter une vente

J’ai besoin d’ajouter un client sur une vente terminée, d’ajouter le cache-pot que j’ai offert ou de changer le mode de règlement.

Avant la clôture d’une période, je peux corriger ou compléter en retrouvant la vente dans NOTES NON CLÔTURÉES (ou COMMANDES, s’il s’agit d’une commande) ou dans Ventes du CLIENT. Je sélectionne la ligne, la note s’affiche à droite et me propose, en bas, un retour en caisse.

Après la clôture, non, évidemment. Je peux en revanche extourner la vente (l’annuler) et, au besoin, la recréer.

Comment saisir une COMMANDE dans l'application ?

La commande est une vente pour laquelle on vient changer le mode de vente.

  • Je crée une nouvelle vente dans CAISSE.
  • Je sélectionne un ou plusieurs produits (j’attribue un prix aux produits à prix libre).
  • Sur la note qui se crée à droite, je peux modifier le mode de vente. Par défaut c’est une vente directe ; j’appuie sur le mode de vente en rouge pour faire de cette vente une commande (livraison ou retrait).
  • Je sélectionne un formulaire de commande (deuil, mariage, retrait boutique ou autre livraison).
  • Je le complète et renseigne les détails essentiels à la bonne remise de la commande (date, lieu, noms à contacter,…). Pour Deuil et Mariage, la confirmation du choix de livraison (bille bleue à sélectionner) est indispensable à l’enregistrement des informations.
  • Je peux dans ce même encadré “ajouter un client” (c’est très utile car l’historique de ventes s’associe à chaque client).
  • Je clique ensuite sur Payer et j’accède à l’enregistrement du règlement de la commande.
Comment suivre mes commandes ?

J’ai saisi une commande.

Sur l’accueil, sur la tâche COMMANDES, une notification de quantité alerte des commandes qui demeurent “à fabriquer” aujourd’hui, demain ou avant (en retard, donc !).

  • Je vais dans la tâche COMMANDES où je retrouve les livraisons et commandes à retirer. Selon son état d’avancement, la commande est à fabriquer, à livrer/retirer ou à facturer.
  • Pour organiser l’affichage
    • En haut, je peux gérer l’affichage par un filtre de Date (pour ne voir que les commande du samedi à venir, par exemple) et par un filtre d’état de la commande.
    • pour chaque colonne de la liste présentant les petits triangles, je peux trier par ordre croissant ou décroissant.
  • Je sélectionne une ligne de vente, un menu se déploie et le volet de droite me rappelle le détail de la commande.
  • Je peux indiquer que la commande est en cours de fabrication ou valider qu’elle est fabriquée.
  • Validée fabriquée, une notification indique que la commande est basculée dans Livraison/retrait.
  • Dans Livraison/retrait, je valide quand la commande est retirée ou livrée.
  • À chaque étape, un système de pictogrammes et de couleurs identifie le statut ou l’état de la commande.
  • À tout moment, je peux modifier la commande (ajouter des produits, le client,…) sauf si une facture a déjà été générée, ce qui peut être fait à tout moment.
  • J’ai un accès rapide à l’annulation de commande.
  • Par l’imprimante à tickets, je peux imprimer la fiche de fabrication de la commande, générer et imprimer la facture au format ticket ou rééditer le ticket.
  • Quand la commande est terminée (remise et payée), pour qu’elle passe en clôture, je dois générer les factures qui n’auraient pas été générées.
Facturer par l'application
La génération de facture est accessible dès lors qu’un client est ajouté ; au moment de l’encaissement ou par le menu qui se déploie sous la vente quand je la retrouve dans NOTES NON CLÔTURÉES, HISTORIQUE ou CLIENTS. Je peux facilement la générer, l’envoyer par e-mail ou l’imprimer au format ticket.
Pour la facturation en une seule fois de plusieurs ventes :
La réglementation ne permettant pas de modifier une vente qui a atteint l’Historique (qui a donc passé la clôture et généré du Chiffre d’Affaires),
votre solution pourrait être de créer une vente qui serait complétée au fil du temps (certainement jusqu’à la fin du mois) ; avec éventuellement la précision en « détail article » (pour quelles obsèques, pour le client en question).
Si c’est une vente à crédit (payée en fin de mois, par exemple), elle peut être laissée parmi les ventes directes (elle ne passe pas la clôture si elle n’est pas soldée).
Si chaque vente est encaissée, alors il est préférable d’en faire une commande en modifiant le mode de vente. La vente évolue d’un onglet à l’autre selon son statut (fabriquée ? livrée ?) et n’accède à la clôture que quand elle est facturée.
La mise en facturation des différentes prestations et/ou produits – payés ou à crédit – génère le Chiffre d’Affaires et rend la vente ferme.
la carte cadeau

Parmi les moyens de paiement, il y a « carte cadeau« .

Ce mode d’encaissement peut être utilisé pour solder un bon cadeau que vous auriez vendu ou un bon cadeau mis en place par un tiers (une mairie qui distribue des bons cadeaux à consommer chez les commerçants de la ville).

Vous pouvez créer un produit « carte cadeau« , ce dernier serait non taxable. Sa vente est HT, ce sont les produits (avec différents taux de TVA) qui seront payés avec qui seront soumis à la TVA.

Comptablement, il est alors nécessaire de relever la valeur des ventes du produit « bon cadeau » à mettre en relation avec la valeur des encaissements « carte cadeau« .

Clôturer

Faire la clôture

La clôture consiste à vérifier les encaissements enregistrés sur la période et en établir une synthèse. Il s’agit de valider ces enregistrements afin de générer l’historique non modifiable et remettre à zéro les comptes pour une prochaine période (à l’exception des chèques et espèces dont le cumul établit un nouveau fonds de caisse réel tant qu’ils ne sont pas indiqués comme sortis du tiroir).

  • Dans CLÔTURE, la ligne du haut récapitule notamment, pour la date concernée, le chiffre d’affaire et le montant du fonds de caisse
  • Je saisis, pour chaque ligne, ce qui serait réellement encaissé (par l’information du TPE, en comptant les espèces, en additionnant les chèques…).
  • En cas d’écart par rapport aux montants théoriques, je vois un montant en rouge apparaitre comme une erreur ; il reste à savoir d’où cela vient (erreur de saisie pour l’encaissement d’une transaction ? Erreur de calcul de la monnaie à rendre ?)
  • Au besoin, je pars corriger des ventes tant qu’elles sont modifiables (avant la clôture, dans NOTES NON CLÔTURÉES, COMMANDES ou CLIENTS) ou ajouter des transactions afin d’établir une clôture conforme.
  • Enfin, je sélectionne « Clôturer la caisse » et je valide en gardant en tête qu’on ne peut pas revenir sur les ventes. On clôt et on imprime ou non le ticket qui matérialise cette clôture. Les périodes clôturées et en cours se trouvent dans FINANCES et, surtout, dans mon ESPACE DE GESTION par le tableau exporté.
Gestion du fonds de caisse

L’application affiche un fonds de caisse qui se cumule. C’est à dire que les espèces et chèques qui entrent physiquement dans le tiroir de la caisse sont en addition avec les fonds de caisse en chèques et espèces de l’ouverture de la période. En théorie, avant la clôture de période ; réellement, après cette dernière.

Au rythme qui sera le vôtre, plutôt avant une ouverture de période, il faudra procéder aux Remises en banque dans FINANCES.

  • Pour mettre en banque les chèques reçus lors de ventes réglées par chèque.
  • Pour sortir le Chiffre d’Affaires en espèces du fonds de caisse.

Certains utilisateurs profitent de ce système pour laisser les espèces se cumuler et décider du montant et du rythme des remises en banque.

D’autres utilisateurs s’organisent pour des remises en banque quotidiennes (après la clôture ou avant la prochaine ouverture) afin de conserver un montant fixe pour le fonds de caisse.

Clients

Comment ajouter un client ?

Je peux rapidement créer un nouveau client qui s’ajoutera à ma base. Ajouter le client permet de compléter son historique (et pouvoir le renseigner sur son achat quand il revient 3 mois plus tard), de lui faire bénéficier d’un gain s’il souscrit au système de fidélité, de laisser la vente à crédit pour un règlement ultérieur.

Dans CAISSE (ajouter un client), au moment d’une vente. Ou dans CLIENTS.

  • Je sélectionne le bouton vert +nouveau client
  • J’indique si le client est un particulier ou un professionnel ????
  • Je peux détailler la fiche d’identité ou n’y mettre que les champs obligatoires.
  • Je peux lui faire souscrire au programme de fidélité.
  • je valide la création ou la mise à jour.
Retrouver l'achat d'un client

Dans CLIENTS, la colonnes Ventes est l’historique d’achats pour le client sélectionné à droite.

Je peux rappeler au client ce qu’il a pris par le passé. Rééditer le ticket ou la facture.

Je peux mettre en règlement une vente laissée à crédit.

Assurer le règlement d'une vente laissée à crédit
Pour accorder un crédit à un client, il faut toujours ajouter un client à la note.
Sur l’espace de gestion, Relevés de compte (sous Clients) présente les clients qui ont des ventes à solder. C’est à dire que des ventes auraient été laissées à crédit (avec ou sans acompte), sur l’application.
S’il m’arrive de laisser des ventes à crédit (pour les pros qui ne paient pas tout de suite, par exemple), je peux donc pointer les ventes qui restent à solder et je peux sortir le relevé de compte du client.
L’icône en enveloppe permet l’envoi par e-mail à l’e-adresse de la fiche client (ou une autre).
L’imprimante permet de visualiser/imprimer/télécharger le relevé de compte d’un client (avec ses liens vers les notes ou factures) et les notes ou factures associées.
 
Quand vient le règlement, je retourne sur la vente dans l’application (par CLIENTS, par exemple) pour enregistrer le mode de règlement qui solde la vente.

Réglages pour les documents

Comment définir ou corriger l'en-tête pour les documents de l'imprimante à ticket ?

L’imprimante à tickets peut fournir le ticket de clôture, la fiche de fabrication pour une commande, la facture au format ticket et, bien sûr, le ticket de vente.

En haut de ces tickets, le nom et les coordonnées du point de vente font l’en-tête. Pour corriger les informations saisies à l’inscription, j’affiche les Établissements, dans Points de vente, sur l’Espace de Gestion et j’accède à la modification par le crayon ✎ pour le points de vente à renseigner. Je sauvegarde.

Les infos de l’entreprise peuvent être mis à jour sur l’Espace de Gestion en cliquant le nom de l’entreprise dans le menu en haut à droite. Il s’agit ensuite de cliquer le crayon de modification✎, modifier et confirmer la “mise à jour”.

L’application a à être redémarrée pour synchroniser les modifications faites sur l’espace de gestion.

Comment changer le message qui termine le ticket ?

Chacun des endroits personnalisables permet de bien s’approprier l’outil et de l’exploiter. “Merci de votre visite” est le message qui, par défaut, termine le ticket d’une vente. Le changer peut être utile pour inscrire le slogan de la boutique ou pour passer un message (informer d’une promotion à venir ou célébrer la fête du moment) !

Je visualise les Terminaux, sous Points de vente, dans la colonne de gauche sur l’Espace de Gestion. Pour le terminal sélectionné, je vais définir son “Nom” et le “” en cliquant la clé de bricolage. Et je sauvegarde.

L’application a à être redémarrée pour synchroniser les modifications faites sur l’espace de gestion.

Que puis-je ajouter à la facture électronique ?

La facture électronique est un document numérique au format A4 qui peut être émis, imprimé ou téléchargé en .pdf après avoir visualisé un relevé de compte y faisant mention.

Pour l’en-tête, les infos de l’entreprise et son logo peuvent être mis à jour sur l’Espace de Gestion en cliquant le nom de l’entreprise dans le menu en haut à droite. Il s’agit ensuite de cliquer le crayon de modification✎, modifier et confirmer la “mise à jour”. (il s’agit de la même en-tête pour les documents .pdf “relevés de compte” et “notes”)

Le bas de la facture peut être complété de n’importe quel ajout libre : une mention obligatoire, une info quant aux pénalités de retard de paiement ou quant aux modes de règlement acceptés, une formule de remerciements polis,… Il peut être utile d’afficher les coordonnées bancaires. Les champs prévus à cet effet, sont à remplir dans la modification du point de vente, dans Établissements.

Fidélité

comment utiliser le système de fidélité intégré à CHOOPS ?
  • Sur l’espace de gestion, je définis ma règle. Je suis libre de choisir cette règle qui récompensera les dépenses de mes clients (et pas seulement leurs visites) et peut encourager la dépense.
  • Sur la base client ou au moment de la vente, je choisis le client qui souscrit à cette offre (je coche « fidélité »)
  • Au moment de la vente, je sélectionne le client pour lui faire cumuler des gains ou lui permettre de dépenser ses gains acquis (en choisissant ce mode de paiement).
  • C’est après la clôture qui verrouille les ventes que je peux consulter le nouvel état du compte fidélité pour le client. Fidélité, dans CLIENTS affiche les gains et consommations.
Comment paramétrer un programme de fidélité ?

Je peux choisir de profiter du système proposé par l’application.  Je peux choisir quel client en profite.

  • Je me connecte sur gestion.evoluflor.fr.
  • Je vais dans ventes > fidélité.
  • Je sélectionne mon point de vente.
  • Je clique sur créer
  • Je peux ici définir ma règle de fidélité.

Par exemple, pour 10€ dépensés = 0.50€ collecté (le . est le séparateur !)

ou pour 20€ dépensés = 1€ de gain.

Si j’entre « 100 » comme montant à dépenser, mon client doit atteindre 100€ sur sa vente pour avoir des sous dans la tirelire !

Si j’entre 5, alors une vente de 3,50€ ne donne droit à rien et une vente de 12€ donne droit à deux fois le gain défini.

Une règle à adapter à sa boutique, une règle qui encourage la dépense pour un système qui encourage de nouvelles visites.

  • J’ouvre à nouveau l’application, j’active la fidélité sur la fiche du client. Il bénéficie d’un gain € selon ma règle de fidélité et cumule des euros qu’il pourra utiliser comme moyen de paiement sur une prochaine vente. (l’acquisition du gain se constate sur la fiche du client après clôture)
  • Et je mets une petite affiche qui explique cet avantage, sur le comptoir, à côté des ventes additionnelles. 😉

 

Mon client veut casser sa tirelire, comment faire ?

Si le client souscrit au programme de fidélité, j’active donc cela sur sa fiche client (dans CLIENTS ou, au moment de la vente, en appuyant sur le nom du client ajouté).

Au moment du paiement de son achat, je choisis le mode de paiement fidélité pour qu’il dépense une partie ou la totalité de ses euros acquis par les achats précédents. Cela vient solder une partie de la note, dont le reste est réglé par n’importe quel autre mode de règlement enregistré.

La compta

Comment récupérer mes données comptables ?

Sur l’espace de gestion, dans comptabilité, j’ai la possibilité d’exporter les données de mes ventes (tous les mouvements enregistrés : ventes, entrées/sorties, encaissements,…), selon la période demandée.

  • Je définis la période attendue : le mois précédent, l’année en cours ou une période personnalisée pour voir uniquement la journée d’aujourd’hui
  • Si j’ai plusieurs points de vente ou plusieurs applications, je dois définir aussi l’entreprise et le terminal.
  • ✉ La petite enveloppe me permet de l’émettre par e-mail.
  • En cliquant TÉLÉCHARGER LE FICHIER EXCEL, je demande l’export du fichier au format .xlsx.
  • Je clique ouvrir ou je le récupère dans le dossier des Téléchargements.
  • Sur Microsoft Excel, Google Sheets ou OpenOffice-Calc, je retrouve mes mouvements et calculs comptables répartis en plusieurs onglets (où récapitulatif est calculé selon les autres onglets).
Analyse des données comptables

Pour approfondir l’analyse, je peux activer des filtres, faire des recherches, créer des graphiques,…

Sur le terminal, l’application Excel de Microsoft sait ouvrir le document. Toutefois, vous aurez besoin de connecter un compte microsoft pour accéder à certaines fonctionnalités.

L’application Sheets de Google permet aussi de lire votre tableau exporté.

Le document téléchargé s’ouvre depuis Sheets (ou à partir de votre dossier des téléchargements).

  • Sur Sheets, par le symbole de dossier, je demande « Ouvrir à partir du stockage interne ».
  • Par les trois traits horizontaux du menu ☰ en haut à gauche, je peux accéder aux documents téléchargés.
  • Je sélectionne mon document pour lancer son ouverture et retrouver mes mouvements et calculs comptables répartis en plusieurs onglets.

Pour faciliter l’analyse, vous pouvez activer des filtres pour choisir ce que vous souhaitez lire.

  • Je sélectionne, en bas, la feuille à étudier (historique des transactions, par exemple)
  • Je sélectionne une cellule,
  • J’ouvre le menu proposé par les trois points verticaux , en haut à droite
  • Je sélectionne « créer un filtre ». (Sur Microsoft Excel, la fonction filtre s’active par le symbole entonnoir )
  • Alors, une colonne filtrable affiche trois traits formant un triangle Filtre .
  • Je clique ce symbole (sur la colonne ou en bas à droite).
  • C’est là que j’indique ce que je veux voir ou ce que je veux exclure. Ex : dans l’historique des transactions, je peux décider de ne voir que la date du 09/04/2021 en triant la colonne A, pour la catégorie PLANTES en triant la colonne E.
  • Une colonne filtrée affiche le symbole entonnoir.
  • Une sélection multiple de plusieurs cellules donne à voir, en bas, un calcul de la somme des valeurs sélectionnées et leur moyenne. Je peux donc savoir ce que représente une addition en colonne J. (Attention, puisque c’est filtré, la remise appliquée à la note ne minore pas le prix du produit.)

Les identifiants

Comment modifier le mot de passe ?

Le mot de passe nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être modifié (pour le renouveler, pour le corriger) sur la page des réglages, accessible par le menu en haut à droite.

Dans “changer le mot de passe”, j’indique le nouveau mot de passe. Je le confirme pour assurer la saisie et sa casse. Je mets à jour en saisissant le mot de passe actuel.

Un message confirme le succès de la mise à jour. Je peux me déconnecter par le menu en haut à droite afin de vérifier le changement par une nouvelle connexion.

Oubli du mot de passe

En cas d’oubli du mot de passe (ou d’erreur de saisie), le mot de passe nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être réinitialisé.

Sur la page de connexion, je clique “mot de passe oublié ?”.

Je reçois un courriel à l’adresse indiquée et je recrée un nouveau mot de passe bien costaud en suivant le lien.

Comment changer d'identifiant (e-mail) de connexion ?

L’identifiant nécessaire à la connexion sur l’espace de gestion peut être remplacé sur la page des réglages, accessible par le menu en haut à droite.

Dans “changer l’e-mail”, j’indique une autre adresse électronique et j’ajoute le mot de passe avant de cliquer sur “CHANGER L’EMAIL”. Un lien de confirmation est envoyé sur la nouvelle adresse renseignée. Dans ma boîte de messagerie, je trouve l’e-mail et je clique sur ce lien de confirmation par le bouton “Changer l’e-mail”. Un message confirme que “l’email a bien été modifié”.

Je me reconnecterai avec le nouvel identifiant.

Définir un autre digicode d'utilisateur pour ouvrir l'application ?

L’application enregistre quel utilisateur travaille et qui est à l’origine des mouvements (entrées/sorties/remises en banque,…). À chaque ouverture de l’application, je dois sélectionner l’utilisateur et l’identifier au moyen d’un digicode (code 4 ou 6 chiffres).

Sur l’espace de gestion, dans employé(e)s, je peux créer ou modifier les utilisateurs de l’application. Je clique le crayon de modification et je renseigne le digicode et la confirmation de celui-là.

Je peux aussi renommer l’utilisateur, lui affecter un point de vente ou le rendre inactif.

Je clique “METTRE À JOUR L’EMPLOYÉ”.

Je dois fermer l’application pour qu’à l’ouverture la synchronisation charge les modifications faites sur l’espace de gestion.

Ouch ! Problème…

Des étapes d'inscription tandis que mon inscription est déjà OK ?!

Si, en me connectant à l’espace de gestion, je suis invité à compléter des étapes d’inscription tandis que, oh!, mon compte est déjà créé,

Je me déconnecte (par le menu en haut à droite) et je me reconnecte. L’utilisateur qui se connecte est accueilli par “bonjour”.

Ce défaut empêche notamment de mettre à jour les coordonnées du point de vente ou de l’entreprise.

Le nuage de synchronisation n'est pas vert !

Le nuage de synchronisation peut parfois passer à l’orange (ou au gris) si l’application perd le réseau internet (ou plus simplement quand elle le cherche pour informer votre espace de gestion).

Dans un premier temps, le redémarrage de l’application (j’affiche les applications récentes pour fermer Evoluflor et je relance Evoluflor), par la petite synchronisation du début, suffit souvent à rétablir la bonne transmission des données.

Vous pouvez aussi tenter le redémarrage de votre appareil.

Vérifiez internet, bien sûr.

Vérifiez si votre licence apparait bien utilisée, sur l’espace de gestion.

Souvenez-vous que l’application vous permet de travailler hors ligne (quand le nuage n’est plus vert). C’est pour la clôture que la bonne transmission des données est indispensable. Vous devrez alors différer cette clôture.

Différence entre le chiffre d'affaires annoncé et les encaissements ?

Différentes raisons, selon votre utilisation :

Pour la CLÔTURE L’application indique en « calculé » les règlements que vous avez enregistrés.

  • Si des acomptes ont été encaissés, alors le Chiffre d’affaires peut être inégal puisque la vente non soldée n’entre pas dans le chiffre d’affaires (sauf si la facture est générée, ce qui rend la transaction non-modifiable)
  • Si vous avez changé le mode de vente pour enregistrer des commandes, alors souvenez-vous que la commande entrera en CA dès sa mise en facturation.

Surveillez les ventes laissées à crédit

Mettez en facturation les commandes retirées ou livrées

Enfin, vérifiez si la connexion et la synchronisation permettent bien la mise à jour du CA.

 

Supprimer un client ?!

… euh… J’imagine que vous cherchez surtout à supprimer ses informations.

On ne supprime pas les clients sur une caisse comme on le fait avec un répertoire de contacts car des transactions sont attachées (et peut-être des valeurs pour les remises du système de fidélité).

Pour ne pas risquer d’utiliser les doublons et avoir deux voire trois historiques, je renomme le client que dont je ne veux plus ; avec son nom+une étoile*, par exemple, ou en le prénommant DOUBLON.

Un afficheur client qui n'affiche rien

Les utilisateurs équipés du Pack Confort qui propose un écran du côté du client font le constat que l’écran est noir.

L’afficheur client affiche pourtant ce qui est affiché sur l’écran principal. Une visite sur internet, dans l’explorateur de documents, un réglage du Wi-Fi,…

À un moment du développement de l’application, les utilisateurs ont réclamé un écran éteint en attendant de pouvoir bénéficier d’un écran qui n’afficherait que la transaction en cours d’édition.

Donc, du côté du client, c’est un mirroir de l’écran principal ; sauf sur Evoluflor où l’écran est éteint car nous n’avions pas encore la possibilité de n’afficher que l’édition de la note.

Internet inaccessible par la box, quelle solution pour la synchro ??

Avec un service internet sur le smartphone, le partage de connexion permet à la caisse tactile du Pack Confort ou à la tablette de retrouver la synchronisation des données.

Sur le smartphone, dans Connexions (Paramètres), je sélectionne Point d’accès mobile pour Activer et lire le nom et le mot de passe. Sur les Paramètres (settings) de la caisse, j’active le réseau en question avec le mot de passe associé.

En +

Comment communiquer vers les clients (e-mailing!) ?

Pour émettre un e-mail à mes clients.

Je me connecte à l’espace de gestion

Pour cliquer « Télécharger au format .csv », en trouvant Clients > Exporter , à gauche

Un fichier nommé « ….-customers » s’ajoute parmi les téléchargements (où ailleurs si j’ai défini autrement la destination).

Ce fichier est au format .csv ; il peut s’ouvrir avec un logiciel de texte ou un tableur (comme excel ou Google Sheets).

L’ouvrir avec excel me permet d’organiser la liste des clients.

Je dois alors convertir les données (sur Google Sheets, il suffit d’importer en passant par Fichier), pour transformer le texte séparé par des virgules en colonnes : je sélectionne la colonne A, j’accède au menu Données et je demande à convertir les données. Sur « l’assistant Conversion », je sélectionne la virgule comme séparateur (et je termine).

Puisque j’ai besoin de récupérer les adresses électroniques, il sera nécessaire d’ajouter le séparateur « ; » pour copier la liste vers ma messagerie. Il est alors simple et nécessaire de créer une nouvelle colonne (ou remplir la colonne A) qui assemble les deux cellules dédiées aux adresses électroniques en les séparant par « ; » : « =E2& »; »&F2& »; » » à étendre sur toute la colonne.

C’est le contenu obtenu dans cette colonne que je copie pour le coller en destinataire de mes e-mails (en copie caché, il va s’en dire).

Les fonctions de filtre ou de tri peuvent aider pour n’afficher que ce dont j’ai besoin (les clients qui ont une adresse électronique).

Il convient de s’assurer du consentement du destinataire à recevoir des publications de ma part (en triant la colonne « recevoir des e-mails ») et de permettre la possibilité pour le destinataire de se désabonner de ma liste. Néanmoins, le consentement n’est pas requis si je fais la promotion des produits que mon client consomme déjà.

Ce .pdf de la CNIL guide sur ce sujet de la gestion des données.

Comment ajouter une imprimante de bureau ?

L’application travaille avec l’imprimante à tickets. Pour imprimer ce que je consulte ailleurs, sur internet par exemple (informations, e-mail, facture au format .pdf,…), je peux lancer une impression avec une imprimante de bureau.

Avec le Pack Confort, je vais dans Paramètres (Settings ) pour accéder à Impression, puis les imprimantes externes (external print settings). Je peux y ajouter un service et choisir l’extension (plug-in) associée à la marque de mon imprimante.

Sur la tablette, l’ajout d’une imprimante se fait aussi via les Paramètres, dans Connexions → Plus de paramètres de connexion. Il s’agit ensuite d’ajouter un service selon la marque de mon imprimante.

Alors, sur un navigateur internet, l’impression est proposée par le menu en haut à droite ⠸, sous Partager.

Comment déposer une facture sur CHORUS ?

Vous avez besoin de déposer une facture en attente de règlement sur le système CHORUS (portail chorus-pro.gouv.fr).

  •  Je crée la vente, j’ajoute le client et je termine cette vente à crédit.
  • Parmi les ventes de ce client, je génère la facture.
  • Sur l’espace de gestion, je trouve la vente en attente de règlement parmi les Relevés de compte, sous Clients. Par l’icône imprimante, je visualise la version numérique de la facture.
  • Je lance alors une impression en .pdf (je peux renommer le fichier 😉) afin d’avoir le fichier parmi mes téléchargements (ou un autre dossier défini). L’impression est dans les options de partage, dans le menu du navigateur (souvent en haut à droite et directement ctrl+p, sur l’ordinateur).
  • Il s’agira alors d’importer ce fichier pour CHORUS PRO qui a cette vidéo (https://dai.ly/x6zyol0) qui explique le dépôt de facture.

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