Vous êtes nombreux à nous l’avoir fait remarquer : l’enregistrement ou la conversion de facture au format PDF est un véritable casse tête 🤯 !
Voici donc les quelques conseils qui vous permettront d’enregistrer une facture depuis votre espace de gestion Evoluflor, depuis votre boite mail ou encore de convertir n’importe quel type de document en PDF 😉.
I – Enregistrer une facture au format PDF depuis votre espace de gestion Evoluflor
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un document PDF ?
Le terme PDF désigne un format de document. Ce format est très pratique car il est non-modifiable et peut être lu par n’importe quel type d’appareil. C’est LE format qui est couramment utilisé pour partager des documents, il est donc important que vous sachiez l’utiliser !
Voyons désormais comment transformer n’importe laquelle de vos factures en un document pratique et lisible par tous 😀.
Enregistrer une facture au format PDF depuis votre ordinateur :
Tout d’abord, rendez-vous sur votre espace de gestion Evoluflor.
Cliquez ensuite sur l’onglet « Client » puis sur « relevés de compte ».
S’affiche sur votre écran le menu qui vous permettra d’accéder à l’ensemble des relevés de compte de chacun de vos clients de l’ensemble de vos boutiques sur la période que vous souhaitez 🏪.
Sélectionnez ensuite le « Point de vente », le « type de mouvement » et enfin la période concernée.
Recherchez le client pour lequel vous souhaitez enregistrer la facture puis cliquez sur le logo imprimante 🖨️.
Un onglet s’ouvre alors avec la facture de votre client. Pour l’enregistrer, procédez comme suit :
– Effectuez un clic droit sur la facture puis cliquez sur « Imprimer » (raccourci : Ctrl + P) OU cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite de la page de votre navigateur et cliquez sur « Imprimer ».
– Dans « Destination », au lieu de sélectionner votre imprimante, cliquez sur « Enregistrer au format PDF » (1).
– Renommez ensuite le document comme vous le souhaitez et enregistrez-le où vous le voulez.
PS : Pour des raisons de sécurité, l’édition (sur internet) et l’envoi de facture (par Mail) s’effectue à l’aide de liens sécurisés afin d’éviter d’éventuels usages frauduleux, c’est pour cela qu’il est nécessaire de procéder de la sorte.
Pour enregistrer une facture au format PDF depuis un Mail, il suffit de cliquer sur « Télécharger le relevé de compte » puis de suivre les instructions décrites ci-dessus.
Enregistrer une facture depuis votre poste fixe (caisse) ou tablette :
– Sur votre facture, cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite de votre écran (1) puis cliquez sur « Partager » (2).
– Cliquez sur le menu déroulant en haut à gauche de votre écran puis sélectionnez « Enregistrer au format PDF » (3).
– Cliquez ensuite sur le logo rond orange (4) et haut à droite de votre écran pour télécharger le document.
– Si vous souhaitez changer le nom de votre document, cliquez sur la barre au centre de votre écran (5), le texte devrait se sélectionner automatiquement. Vous pourrez alors l’effacer puis le remplacer.
– Appuyez enfin sur « Enregistrer » (6) pour sauvegarder la facture. (Vous pourrez alors choisir un dossier ou l’enregistrer directement sur votre bureau).
II- Convertir n’importe quel type de document au format PDF
Convertir un document Word ou Excel en PDF :
S’il s’agit d’un document Word ou Excel : il vous suffit de cliquer sur « Fichier » en haut à gauche de votre écran.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer sous ». Au centre de votre écran, en dessous du nom de votre document, vous trouverez un menu déroulant.
Cliquez dessus puis choisissez le format « Pdf ». Enregistrez votre facture et le tour est joué !
Convertir tout autre type de document en PDF :
Si la fonction « Enregistrer-sous » n’est pas disponible, pas d’inquiétude, il existe d’autres solutions tout aussi simples à utiliser 🧐 !
Possibilité n°1 : utilisez la fonction « Imprimer » 🖨️.
Au moment de choisir une imprimante, plutôt que de choisir la vôtre, sélectionnez plutôt l’option « Enregistrer au format PDF ».
Votre document sera alors automatiquement téléchargé en format PDF.
Possibilité n°2 : les convertisseurs en ligne.
Il en existe des centaines et des centaines, voici les principaux :
– I love PDF : https://www.ilovepdf.com/fr
– Small PDF : https://smallpdf.com/fr/convertisseur-pdf
– Png 2 PDF : https://png2pdf.com/fr/
Dans la plupart des convertisseurs en ligne, vous devrez choisir le type de document que vous souhaitez convertir et également le type de document dans lequel vous souhaitez qu’il soit converti (dans notre exemple, le format PDF).
Il vous suffira ensuite de déplacer votre document ou de le rechercher à l’aide des boutons dédiés (Sélectionner ou Choisir les fichiers).
Attendez ensuite que la conversion soit effectuée puis téléchargez votre document !
Ça y est ! L’enregistrement de facture et la conversion de document n’ont désormais plus de secret pour vous🥳.
Il est temps de retourner à votre atelier pour vous occuper de vos clients bien aimés 🌷.
A très vite !