CHARTE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

La présente charte d’information est rédigée par la société EVOLUFLOR, Société par actions simplifiée au capital de 24 850 euros, dont le siège social est sis 7 rue des Palmiers, 06800 Cagnes-sur-Mer, représentée par Madame Béatrice CAULA en qualité de présidente, (ci-après « EVOLUFLOR »).

 

Quels sont les engagements de EVOLUFLOR ? 

EVOLUFLOR s’engage à travers cette charte d’information, à respecter les obligations qui lui incombent en matière de protection des données personnelles, conformément à l’application du Règlement Général de l’Union Européenne sur la Protection des Données (RGPD 2016/679) (ci-après « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 « Informatique et libertés ».

Cette charte d’information est destinée à vous informer sur la manière dont vos données personnelles sont traitées par EVOLUFLOR ainsi que sur l’étendue de vos droits.

EVOLUFLOR s’est engagée à respecter une politique de protection des données personnelles stricte afin d’assurer au mieux leur sécurité et leur confidentialité.

1. De quoi parle-t-on ?

Donnée(s) personnelle(s) ou Donnée(s) : toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement.

Finalité : c’est l’objectif pour lequel les données personnelles sont traitées.

Traitement : cette notion désigne l’ensemble des opérations effectuées sur une donnée personnelle, y compris et sans s’y limiter, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, le transfert, la mise à disposition, le blocage ou l’effacement de données personnelles.

Responsable de traitement : Le responsable de traitement représente la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant : le sous-traitant représente la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d’un autre organisme (« le responsable de traitement »), dans le cadre d’un service ou d’une prestation.

2. Le statut de EVOLUFLOR:

Dans le cadre des traitements de données réalisés, EVOLUFLOR peut être à la fois responsable de traitement et sous-traitant.

EVOLUFLOR agit en qualité de responsable de traitement pour tous les traitements relatifs à l’administration et à l’amélioration de votre expérience utilisateur dans le cadre de l’utilisation de l’application Choops et de l’espace de gestion, de la prévention de la fraude, de la gestion de son activité commerciale, ou encore de la sécurisation de la Plateforme.

EVOLUFLOR agit également en cette qualité dans la mise en place de campagnes de prospection commerciale et d’opérations marketing.

EVOLUFLOR agit en qualité de sous-traitant lorsque vous utilisez l’application Choops et l’espace de gestion pour exercer votre propre activité commerciale : gestion des ventes en physique ou en ligne, gestion de la clientèle, gestion des programmes de fidélité, gestion des commandes, gestion des stocks etc…  

3. Les principes généraux attaché au traitement de vos données

EVOLUFLOR s’engage à respecter les grands principes de la réglementation applicable à la protection des données à chaque traitement que nous faisons de vos données personnelles.

Le principe de finalité : le traitement de vos données personnelles est réalisé par EVOLUFLOR pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Vos données ainsi traitées ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités initiales pour lesquelles-elles ont été collectées.

Le principe de minimisation : EVOLUFLOR s’engage à collecter vos données personnelles qui sont strictement nécessaires et pertinentes au regard de l’objectif poursuivi par le traitement.

Le principe d’exactitude : EVOLUFLOR met tous les moyens en œuvre pour tenir à jour vos données personnelles et que celles étant inexactes soient supprimées ou rectifiées.

Le principe d’une durée de conservation limitée : EVOLUFLOR veille à ce que vos données soient conservées pour la durée nécessaire :

  • à l’accomplissement des finalités de traitement ;
  • au respect des obligations légales, fiscales ou autres ; et
  • à l’établissement de preuves en cas de litige.

Le principe de sécurité et de confidentialité : EVOLUFLOR accorde une importance particulière à la sécurité de vos données personnelles.

Des mesures juridiques, techniques et organisationnelles appropriées au degré de sensibilité des données personnelles concernées par chaque traitement ont été mises en place en vue d’assurer leur intégrité et leur confidentialité afin de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

4. Les traitements de vos données personnelles réalisés par EVOLUFLOR

EVOLUFLOR met en œuvre différents traitement dont les bases légales sont les suivantes : le respect d’une obligation légale, l’exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles ; Votre consentement ; L’intérêt légitime de EVOLUFLOR.

Les finalités de traitement attachées à chaque base légale sont listées ci-dessous. Notez que le contenu de la liste ne saurait être exhaustif.

NOM DU TRAITEMENT

CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

FINALITÉS ET/OU DURÉES DE CONSERVATION

BASE(S) LÉGALE(S)

GESTION DES ABONNEMENTS

Données d’identifications : Prénom(s), nom(s) ;

Coordonnées : adresse email, n° de téléphone, adresse postale, adresse postale de facturation ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Informations d’ordre économique et financier : date et montant du paiement, n° d’identification de la transaction, 4 derniers chiffres de la carte bancaire utilisée, date d’expiration de la carte bancaire, type de carte bancaire utilisée, nom de la banque émettrice du paiement, pays d’origine du paiement.

Gestion des créations des comptes (à l’adresse suivante : https://gestion.evoluflor.fr/users/login)  : jusqu’à la suppression du compte ;

Gestion des souscriptions aux abonnements (à l’adresse suivante https://gestion.evoluflor.fr/users/login) : 90 jours après l’expiration de l’abonnement (afin de permettre la poursuite du service en cas de réabonnement) ;

Gestion des encaissements, des récurrences et de la facturation : 10 ans en archivage à compter de l’expiration de l’abonnement pour les abonnements annuels et 5 ans en archivage à compter de l’expiration de l’abonnement pour les autres abonnements.

Exécution d’une obligation contractuelle

GESTION DE LA VENTE DE MATERIEL

Données d’identification : Prénom(s), nom(s) ;

Coordonnées : adresse email, n° de téléphone, adresse postale, adresse postale de facturation ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Informations d’ordre économique et financier : montant et date du prélèvement, BIC/IBAN, nom de la banque émettrice du paiement, mandat de prélèvement SEPA.

Gestion des bons de commande, devis, factures et prélèvements : 10 ans ;

Suivi des commandes, des livraisons ; Gestion des devis : 5 ans.

Exécution d’une obligation contractuelle

 

FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL DE L’APPLICATION CHOOPS ET DE L’ESPACE DE GESTION

Données d’identification : prénom(s), nom(s), identifiant ;

Coordonnées : adresse postale, adresse email, n° de téléphone ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Données techniques relatives aux usages de l’application Choops et de l’espace de gestion : type et nombre de licences activées, journaux d’accès, de connexion et d’évènement, adresse MAC/UID, adresse IP, version de l’application Choops ; type de terminal, modèle du terminal, système d’exploitation du terminal, version du système d’exploitation du terminal, n° du terminal, date et heure de dernière synchronisation entre le terminal et l’application Choops

Gestion des journaux de connexion, d’accès et d’évènement, Traçabilité des actions réalisées par l’ensemble des utilisateurs pour la prévention et gestion des incidents de sécurité ou pour le contrôle d’un usage conforme de la plateforme : 1 an ;

Gestion des données techniques du terminal et de l’application : jusqu’à la fin de la relation commerciale

Gestion des comptes : jusqu’à la suppression du compte

Recherche et développement : 10 ans (qui concerne uniquement les données relatives aux usages de la Plateforme, anonymisées au préalable.  

Exécution d’une obligation contractuelle


Intérêt légitime

GESTION DU SERVICE DE PARAMÉTRAGE DES SITES DE VENTE EN LIGNE

Données d’identification : prénom(s), nom(s), identifiant ;

Coordonnées : adresse postale, adresse email, n° de téléphone ;

Informations d’ordre économique et financier : montant et date du prélèvement, BIC/IBAN, nom de la banque émettrice du paiement, mandat de prélèvement SEPA.

Gestion des rendez-vous : jusqu’à la fin du paramétrage du site internet

Gestion de la facturation : 10 ans

Gestion du cahier des charges : 5 ans


Exécution d’une obligation contractuelle

SUIVI DES CLIENTS

Données d’identification : prénom(s), nom(s) ;

Coordonnées : adresse email, n° de téléphone, adresse postale, adresse de facturation ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Informations d’ordre économique et financier : montant de la créance et de l’échéance, BIC/IBAN, nom de votre banque, mandat de prélèvement SPEA ;

Données relatives à vos échanges avec EVOLUFLOR : Nature de la réclamation, évaluation de votre satisfaction au service ;

Données relatives à l’activité à votre activité sur les réseaux sociaux EVOLUFLOR :  Commentaires, partages, réactions ;

Données relatives aux usages de l’application Choops et de l’espace de gestion : type et nombre de licences activées, journaux d’accès, de connexion et d’évènement, adresse MAC/UID, adresse IP, version du firmware version de l’application Choops.

Gestion de l’annuaire client, Suivi des échanges avec le client : 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;

Gestion des réclamations et du service après-vente : 5 ans à compter de la réclamation ;

Réalisation d’enquêtes de satisfaction : Durée de la relation commerciale puis anonymisées ;

Gestion des garanties : 5 ans à compter de l’exécution en garantie ;

Gestion des impayés et recouvrement de créances : 48h à partir du paiement de la créance. 3 ans à contrario en base active + 7 ans en archivage intermédiaire


Exécution d’une obligation contractuelle


Intérêt légitime

Le respect d’une obligation légale

GESTION DE LA PROSPECTION COMMERCIALE ET DES OPERATIONS MARKETING

Données d’identification : Prénom(s), nom(s) ;

Coordonnées : n° de téléphone, adresse email, adresse postale ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession;

Données relatives à l’activité du client ou du prospect sur les réseaux sociaux d’EVOLUFLOR : commentaires, réactions, messages privés échangés ;

Informations relatives au prospect collectées par le commercial EVOLUFLOR (profilage) : besoins exprimés, valeur perçue de la solution EVOLUFLOR, objections exprimées, données relatives à la vie personnelle du prospect.

Profilage sans décision automatisée (afin de mieux vous connaître et ainsi répondre à vos besoins les plus importants) : Jusqu’à la fin de la relation commerciale ;

Envoie de newsletters (actualité EVOLUFLOR et « astuces du lotus »), Envoie de messages électroniques destinés à promouvoir les biens et services vendus par EVOLUFLOR, Gestion des appels de prospection téléphoniques : 3 ans après le dernier contact ou jusqu’à l’opposition ;

Gestion d’une liste d’opposition : 6 ans à compter de l’opposition à la prospection commerciale ;

Gestion des jeux concours : 1 an après la fin du jeu ;

Réalisation de sondages : 1 an puis anonymisés ;

Gestion des réseaux sociaux : Jusqu’à la suppression de la donnée par la personne concernée.

Exécution d’une obligation contractuelle


Consentement

GESTION DU SITE INTERNET

Données d’identification : Prénom(s), nom(s) ;

Coordonnées : n° de téléphone, adresse email, adresse postale ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession;

Données relatives à l’activité du client ou du prospect sur les réseaux sociaux d’EVOLUFLOR : commentaires, réactions, messages privés échangés ;

Informations relatives au prospect collectées par le commercial EVOLUFLOR (profilage) : besoins exprimés, valeur perçue de la solution EVOLUFLOR, objections exprimées, données relatives à la vie personnelle du prospect.

Profilage sans décision automatisée (afin de mieux vous connaître et ainsi répondre à vos besoins les plus importants) : Jusqu’à la fin de la relation commerciale ;

Envoie de newsletters (actualité EVOLUFLOR et « astuces du lotus »), Envoie de messages électroniques destinés à promouvoir les biens et services vendus par EVOLUFLOR, Gestion des appels de prospection téléphoniques : 3 ans après le dernier contact ou jusqu’à l’opposition ;

Gestion d’une liste d’opposition : 6 ans à compter de l’opposition à la prospection commerciale ;

Gestion des jeux concours : 1 an après la fin du jeu ;

Réalisation de sondages : 1 an puis anonymisés ;

Gestion des réseaux sociaux : Jusqu’à la suppression de la donnée par la personne concernée.

Exécution d’une obligation contractuelle


Consentement

GESTION DES DEMANDES D’EXERCICE DES DROITS

Données d’identification : prénom(s), nom(s), copie d’un document d’identité (si nécessaire, c’est-à-dire, uniquement si l’authentification de la personne à l’origine de la demande est incertaine) ;

Coordonnées : adresse email, adresse postale, n° de téléphone ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Données relatives à la demande : échanges relatifs au traitement de la demande, objet de la demande, droit(s) exercé(s), données concernées par la demande.

Réception des demandes d’exercice des droits ; Evaluation de la demande ; Instruction et suivi des demandes avec les services concernés ; Historisation des demandes et réponses apportées : 1 an en base active à compter de la demande et 5 ans en archivage

Exécution d’une obligation contractuelle


Intêret légitime

GESTION DES CONTENTIEUX

Données d’identifications : prénom(s), nom(s), date et lieu de naissance, nationalité ;

Coordonnées : adresse email, adresse postale, n° de téléphone ;

Données organisationnelles et relatives à la vie professionnelle : dénomination sociale de votre entreprise, n°SIRET/SIREN, profession, emplacement et nombre de points de vente, lieu d’exercice de la profession ;

Données relatives au dossier : faits litigieux, informations, documents et pièces nécessaires à des fins probatoires, caractéristiques du contentieux, date, nature motifs, montants et condamnations, suivi de la procédure.  

Préparation, exercice et suivi d’un recours en justice et, le cas échéant, exécution de la décision rendue : jusqu’au règlement amiable du litige ou a défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice ;

Décisions rendues : archivage à durée indéterminée.

Exécution d’une obligation contractuelle


Intêret légitime

5.Les destinataires de vos données 

Dans le cadre des différents traitements opérés, EVOLUFLOR peut être amenée à communiquer vos données à différents destinataires qui sont listés ci-après. Conformément à la réglementation applicable, l’ensemble des destinataires sont tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles en adoptant des mesures protectrices au moins égales à celles mises en place par EVOLULFLOR.

Les catégories de destinataires sont les suivantes :

  • Les équipes internes de EVOLUFLOR
  • Les prestataires de services d’EVOLUFLOR tels que ses hébergeurs de données (Microsoft, OVH, Digital Océan), son prestataire informatique (Virage) pour des besoins de maintenance ou son prestataire de paiement (Stripe).
  • Les conseillers professionnels d’EVOLUFLOR tels que ses avocats et autres conseillers dans le cadre de demandes d’audits et de conseil ;
  • Les éditeurs des logiciels de télémaintenance et de visioconférence pour la gestion des formations, installations et paramétrages de la caisse (Teamviewer, Zoom ou Microsoft Teams)
  • Les autorités administratives indépendantes dans le cadre de contrôles ainsi que les autorités publiques et judiciaires et les auxiliaires de justice dans le cadre de réquisitions, de compulsoires, ou de litiges ;

Lorsque vos données sont transférées à un destinataire qui se trouve en dehors de l’Union Européenne et dans un pays qui ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne tel EVOLUFLOR s’assurera à ce que des garanties appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau adéquat de protection des données personnelles comme l’exige notamment le RGPD. Ces mesures peuvent être contractuelles (adoption des clause contractuelle type de la Commission Européenne), technique (chiffrement des données, pseudonymisation) et/ou organisationnelle (respect de codes de conduites, politiques internes et bonnes pratiques). De tels transferts sont notamment susceptibles d’être opérés vers les Etats-Unis et autres pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation, lorsque vos données sont communiquées aux destinataires suivants : Microsoft, Zoom, Stripe, Digital Océan.

6.Quels sont vos droits ?

Au titre de la loi et de la réglementation applicable en matière de protection des données vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès à vos données personnelles : ce droit vous autorise à savoir si EVOLUFLOR détient des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, à obtenir des informations et une copie des éléments et catégories spécifiques de vos données personnelles.
  • Droit de rectification de vos données personnelles : ce droit vous autorise à faire corriger vos données personnelles si elles sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.
  • Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles : ce droit vous autorise, dans certaines circonstances particulières, à demander à EVOLUFLOR de ne plus traiter vos données personnelles. EVOLUFLOR peut s’opposer à l’exercice de ce droit si :
    • Il existe des motifs légitimes et impérieux qui imposent le traitement de vos données ;
    • Ces données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de EVOLUFLOR en justice ;
    • Une obligation légale impose EVOLUFLOR de conserver les données concernées par votre demande.
  • Droit à l’effacement ou la suppression de vos données personnelles : ce droit vous autorise à demander à EVOLUFLOR l’effacement ou la suppression de vos données personnelles. Ce droit peut exclusivement être exercé dans les situations suivantes :
    • Vos données ont été utilisées par EVOLUFLOR à des fins de prospection commerciale ;
    • Vous décidez de retirer votre consentement pour le traitement de vos données lorsque celui-ci a été collecté ;
    • Une obligation légale impose l’effacement de vos données.

EVOLUFLOR ne pourra notamment pas faire droit à votre demande d’effacement dans les situations suivantes :

  • Si la conservation de vos données est justifiée par une obligation légale
  • Si ces données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de EVOLUFLOR en justice.
  • Droit à la portabilité de vos données personnelles : ce droit vous autorise à recevoir une copie (dans un format portable et, si cela est techniquement faisable, facilement utilisable) de vos données personnelles, ou à demander à EVOLUFLOR de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement.
  • Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles : venant compléter l’exercice de vos autres droits, le droit à la limitation du traitement vous permet de demander à EVOLUFLOR de cesser temporairement le traitement de vos données, sans les effacer. A titre d’exemple, vous pouvez exercer ce droit à la suite d’une demande de rectification ou si vous avez un doute sur la légalité de l’un de nos traitements.

Si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Auquel cas, EVOLUFLOR cessera toute activité de traitement supplémentaire impliquant vos données personnelles. (Un tel retrait n’affectera pas la légalité des activités de traitement des données avant le retrait).

Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute autre question relative à la protection de vos données personnelles en adressant votre demande par email à l’adresse suivante : contact@evoluflor.fr ou par voie postale à l’adresse suivante : 7 Rue des Palmiers, 06800 Cagnes-sur-Mer.

Votre demande d’exercice de droit devra être composée des éléments suivants :

  • Le(s) traitement(s) concerné(s) par votre demande
  • Le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer.
  • Des éléments permettant d’apporter la preuve de votre identité

Afin de pouvoir traiter votre demande d’exercice de droit, nous pouvons être amenés à vous demander certaines informations complémentaires destinées à vous authentifier.

EVOLUFLOR s’engage à adresser une réponse à votre demande d’exercice de droit dans un délai de un (1) mois à compter du jour de sa réception. En fonction de la complexité de votre demande, ce délai est susceptible d’être prolongé de deux (2) mois supplémentaires. Le cas échéant, EVOLUFLOR vous informe d’une telle prolongation durant le mois suivant la réception de votre demande.

En tout état de cause, si vous considérez après nous avoir contacté que le traitement de vos données personnelles opéré par EVOLUFLOR constitue une violation, vous gardez le droit d’effectuer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, en ligne à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier postal à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy 75007 Paris.

7. Évolution de la charte d’information

Veuillez enfin noter que le contenu de la présente charte est susceptible d’être modifié à tout moment en fonction des évolutions législatives et réglementaires et/ou de la politique de protection des données personnelles de EVOLUFLOR.